Tietosuojaseloste

Isännöitsijätoimisto Talonuotit Oy:n tietosuojaseloste

 
- Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §

 

25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa sovelletaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation,
GDPR) sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn.

 

1. REKISTERINPITÄJÄ

Talonuotit Oy

Raiviosuonmäki 4, 01620 Vantaa

 

2. REKISTERIASIOIDEN YHTEYSHENKILÖ

Talonuotit Oy

Raiviosuonmäki 4, 01620 Vantaa

puhelin: vaihde (09) 512 9120

sähköposti: asiakaspalvelu@talonuotit.fi

 

3. REKISTERIN NIMI

Isännöitsijätoimiston isännöintijärjestelmä Domus

 

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Kerättäviä henkilötietoja käytetään isännöinnin asiakassuhteiden ylläpitoon ja hoitoon sekä taloyhtiöasumisessa osakkaiden ja asukkaiden yhteydenottojen mahdollistamiseen
mm. vesivahinko-, tulipalo- tai häiriötilanteissa. Kerättäviä henkilötietoja käytetään myös kuukausittaiseen laskutukseen sekä taloyhtiöiden osakkaiden yhtiökokouskutsujen, isännöitsijäntodistusten sekä tiedotteiden toimittamiseen.

 

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Osakas/asukasrekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot; nimi, henkilötunnus/y-tunnus, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite).
Joissain tapauksissa tarvitaan myös osakkaan/asukkaan tilinumero, mm. vastikepalautuksia, kulukorvauksia sekä hallituksen kokouspalkkioiden maksua varten.

 

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Osakas luovuttaa henkilötietonsa asuntokaupan tai muun saannon (perintö, lahja, testamentti, ositus) yhteydessä.

Asukas luovuttaa henkilötietonsa ilmoittautuessaan asukkaaksi taloyhtiöön.

 

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Annetuista tiedoista luovutetaan yhteistyökumppaneille = taloyhtiön huoltoyhtiölle: asukkaan nimi, syntymäaika, puhelinnumero, sisään-/poismuuttopäivä, joita huoltoyhtiö tarvitsee mm. ovien avaustilanteissa, jolloin asukkaan henkilötiedot tulee voida varmentaa.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.

Kiinteistönvälittäjille, pankeille, edunvalvojille tms. tietoja toimitetaan vain saatujen toimeksiantosopimusten, edunvalvontapäätösten tms. valtuutusten perusteella.

 

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

 

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. MANUAALINEN AINEISTO: Taloyhtiöiden paperinen materiaali säilytetään lukitussa tilassa.

B. ATK:LLA KÄSITELTÄVÄT TIEDOT: Osakastiedot tallennetaan isännöintijärjestelmään kun huoneiston omistajuus vaihtuu. Asukastiedot tallennetaan isännöintijärjestelmään kun henkilö ilmoittautuu asukkaaksi taloon. Isännöintijärjestelmä on suojattu useilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

 

10. TARKASTUSOIKEUS

Osakkailla ja asukkailla on oikeus tarkistaa itseään koskevat osakas-/asukasrekisteriin rekisteröidyt tiedot. Tarkistuksia koskeva pyyntö tulee tehdä asiakaspalvelussamme toimistomme aukioloaikoina. Osakkaan/asukkaan tulee esittää henkilöllisyytensä esittäessään tarkistuspyynnön. Tarkistuspyyntö voidaan tehdä myös kirjallisesti. Kirjallisen tarkistuspyynnön tulee olla allekirjoitettu tai muuten vahvistettu asiakirja.

 

11. OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Osakkailla/asukkailla on oikeus vaatia osakas-/asukasrekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisua. Virheellisen tiedon oikaisupyyntö tulee tehdä asiakaspalveluumme toimiston aukioloaikoina tai sähköpostitse asiakaspalvelu@talonuotit.fi.

 

12. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Osakas- ja asukastietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.