Tietosuojaseloste

Isännöitsijätoimisto Talonuotit Oy:n tietosuojaseloste

 
Isännöintitoimisto toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä käsitellessään yrityksen omiin henkilörekistereihin sisältyviä tietoja,                                           
minkä lisäksi isännöintiyrityksessä käsitellään monia asiakastaloyhtiön henkilörekistereitä. 

Esimerkiksi taloyhtiön osakeluettelon ja mahdollisesti pidettävän asukasluettelon rekisterinpitäjä on taloyhtiö itse. Näitä tietoja käsitellessään                                       isännöintitoimisto toimii taloyhtiön alaisuudessa tietosuojalainsäädännön tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä.

 
 

1. REKISTERINPITÄJÄ

Talonuotit Oy

Raiviosuonmäki 4, 01620 Vantaa

 

2. REKISTERIASIOIDEN YHTEYSHENKILÖ

Talonuotit Oy

Raiviosuonmäki 4, 01620 Vantaa

puhelin: vaihde (09) 512 9120

sähköposti: asiakaspalvelu@talonuotit.fi

 

3. REKISTERIN NIMI

Talonuotit Oy asiakasrekisteri, isännöintijärjestelmä Domus

 

Järjestelmätoimittaja / Henkilötietojen käsittelijä

Tietoaika Oy
Veistämönaukio 1-3
20100 Turku

tuki@tietoaika.fi tai puh. 0207 343 710

 

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Isännöintiyrityksen toiminnan kannalta on välttämätöntä kerätä ja hallinnoida asiakasyhtiöihin liittyviä henkilötietoa.

Henkilötietoja käsitellään pääasiassa isännöintipalvelujen tuottamiseksi sekä asiakassuhteen hoitamisen ja ylläpidon tarkoituksissa. Käyttäjän yhteystietoja käsitellään
myös asukasviestinnän tarkoituksiin. 
 

Henkilötietojen käsittely perustuu taloyhtiön ja isännöitsijän väliseen sopimukseen, lakisääteisiin velvoitteisin, sekä eräiden rekisteröidyltä itseltään saatavien tietojen osalta
rekisteröidyn suostumukseen.

 

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Osakas/asukasrekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot; nimi, henkilötunnus/y-tunnus, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite).
Joissain tapauksissa tarvitaan myös osakkaan/asukkaan tilinumero, mm. vastikepalautuksia, kulukorvauksia sekä hallituksen kokouspalkkioiden maksua varten.

Isännöitsijän rekistereihin tallennetaan myös Huoneistotieto.fi ja Tiliportaali.fi -palveluihin rekisteröityneiden henkilöiden käyttäjätunnukset ja kirjautumistiedot.
Isännöitsijä hallinnoi taloyhtiöitä koskevaa keskeistä hallinnollista, taloudellista ja teknistä dokumentaatiota, joka saattaa toisinaan sisältää yksittäisiä henkilötietoja,                     
kuten nimiä ja osoitteita.

 

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Osakas luovuttaa henkilötietonsa asuntokaupan tai muun saannon (perintö, lahja, testamentti, ositus) yhteydessä.

Asukas luovuttaa henkilötietonsa ilmoittautuessaan asukkaaksi taloyhtiöön.

 

Henkilötietojen säilytysaika:
Tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tarkoituksiin, joita varten henkilötiedot on kerätty. 

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.

Tietojen säilytysaika vaihtelee näin ollen henkilötiedoittain ja sen mukaan, mikä on tietyn henkilötiedon käsittelyn tarkoitus.

Pääsääntöisesti sopimussuhteen perusteella kerätyt henkilötiedot säilytetään sopimussuhteen voimassaolon ajan sekä sen päättymisen jälkeen niin kauan kuin on

tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.

 

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Annetuista tiedoista luovutetaan yhteistyökumppaneille = taloyhtiön huoltoyhtiölle: asukkaan nimi, syntymäaika, puhelinnumero, sisään-/poismuuttopäivä, joita huoltoyhtiö tarvitsee mm. ovien avaustilanteissa, jolloin asukkaan henkilötiedot tulee voida varmentaa.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.

Kiinteistönvälittäjille, pankeille, edunvalvojille tms. tietoja toimitetaan vain saatujen toimeksiantosopimusten, edunvalvontapäätösten tms. valtuutusten perusteella.

Rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja isännöintiohjelmistojen teknisestä toteuttamisesta vastaavalle sopimuskumppanille Tietoaika Oy:lle siinä määrin, kuin on
tämän tehtävien toteuttamisen kannalta tarpeellista. Henkilötietojen käsittelijänä toimiva Tietoaika Oy ei käytä henkilötietoja muihin kuin rekisterinpitäjän määrittelemiin
tarkoituksiin, eikä luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille

 

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

 

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. MANUAALINEN AINEISTO: Taloyhtiöiden paperinen materiaali säilytetään lukitussa tilassa.

B. ATK:LLA KÄSITELTÄVÄT TIEDOT: Osakastiedot tallennetaan isännöintijärjestelmään kun huoneiston omistajuus vaihtuu. Asukastiedot tallennetaan isännöintijärjestelmään kun henkilö ilmoittautuu asukkaaksi taloon. Isännöintijärjestelmä on suojattu useilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Henkilötietojen käsittelijänä toimiva Tietoaika Oy huolehtii isännöintiohjelmistojen tietoturvallisuudesta aktiivisesti teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Lisätietoa näistä
toimenpiteistä on saatavilla Tietoaika Oy:n omilla nettisivuilla sekä esimerkiksi Huoneistotieto.fi ja Tiliportaali.fi -palveluiden yhteydessä.

Ohjelmistoihin tallennetut tiedot käsitellään luottamuksellisesti. Tietoihin saavat pääsyn vain ne salassapitosopimuksen alaisuuteen kuuluvat henkilöt, joille tietoihin pääsy on
heidän työnsä kannalta välttämätöntä.

 

10. TARKASTUSOIKEUS

Osakkailla ja asukkailla on oikeus tarkistaa itseään koskevat osakas-/asukasrekisteriin rekisteröidyt tiedot. Tarkistuksia koskeva pyyntö tulee tehdä asiakaspalvelussamme toimistomme aukioloaikoina. Osakkaan/asukkaan tulee esittää henkilöllisyytensä esittäessään tarkistuspyynnön. Tarkistuspyyntö voidaan tehdä myös kirjallisesti. Kirjallisen tarkistuspyynnön tulee olla allekirjoitettu tai muuten vahvistettu asiakirja.

 

11. OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Osakkailla/asukkailla on oikeus vaatia osakas-/asukasrekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisua. Virheellisen tiedon oikaisupyyntö tulee tehdä asiakaspalveluumme toimiston aukioloaikoina tai sähköpostitse asiakaspalvelu@talonuotit.fi.

 

12. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Osakas- ja asukastietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.